INSTRUMENTO DE MEDICIÓN DE CLIMA ORGANIZACIONAL

ORGANIZACIÓN & MÉTODOS

ORGANIZACIÓN & MÉTODOS

Los Estudios de Organización & Métodos representan el análisis de los problemas estructurales y de los sistemas de trabajo de la administración, con el propósito fundamental de asesorar a las áreas administrativas para el mejoramiento de sus métodos de trabajo y el aprovechamiento óptimo de los recursos disponibles y por adquirir, para lograr eficiencia y eficacia en el desarrollo de sus funciones.

De acuerdo a su campo de aplicación, los estudios de Organización & Métodos pueden realizarse en forma general para toda la organización y también en alguna de sus unidades componentes, áreas o puestos de trabajo en especial; para que estos estudios obtengan los éxitos deseados es importante contar con la aprobación y apoyo de la alta Gerencia, así como con el consentimiento y la simpatía de las autoridades del área objeto de estudio, y sobretodo con la participación del personal involucrado dentro del área.

Igualmente las unidades de organización y métodos pueden ser creadas en cada dependencia, sirviendo como vínculo entre el órgano central de modernización administrativa y las dependencias en la ejecución de las prioridades del mejoramiento administrativo y analizando los problemas originados en la estructura de la organización y los problemas derivados del flujo o proceso administrativo; así como los problemas del cambio de actitud y comportamiento, en el marco de la modernización administrativa.

Respecto a las funciones que deben desempeñar los sistemas de Organización y Métodos, se pueden distinguir tres fases de desarrollo administrativo: Inicial (Teoría Clásica de la organización), intermedia (Teoría Moderna de la organización) y de consolidación (Teorías Cuantitativas).

Como toda técnica o herramienta profesional los estudios de Organización & Métodos deben contar con una metodología para su desarrollo, para el efecto se han determinado cinco fases que de acuerdo a su secuencia ayudan a la realización del mismo: Planificación del estudio, recopilación y análisis de la información, elaboración y presentación del informe final e implementación y seguimiento.

El sistema de Organización & Métodos, se apoya en diversas técnicas especializadas y modelos establecidos con el fin de desarrollar de manera más efectiva sus procesos y gestión administrativa en cada una de las áreas de la organización; dentro de los cuales podemos encontrar: El modelo PHVA (Planificar, Hacer, Verificar y Actuar), el método CPM (Critical Path Method) y el método PERT (Program Evaluation and Review Technique). El PHVA dinamiza la relación entre el hombre y los procesos y busca su control con base a su establecimiento, mantenimiento y mejora de estándares, los métodos CPM (Método de la ruta crítica) y PERT (Técnica de evaluación y revisión de programas) aportaron los elementos administrativos necesarios para formar el método del camino crítico actual (Serie de actividades contadas desde la iniciación del proyecto hasta su terminación, que no tienen flexibilidad en su tiempo de ejecución, por lo que cualquier retraso que sufriera alguna de las actividades de la serie provocaría un retraso en todo el proyecto), utilizando el control de los tiempos de ejecución y los costos de operación, para buscar que el proyecto total sea ejecutado en el menor tiempo y al menor costo posible. La gráfica PERT es una gráfica original de redes (representaciones gráficas de las actividades que muestran sus eventos, secuencias, interrelaciones y el camino crítico) no medidas que contiene los datos de las actividades representadas por flechas que parten de un evento i y terminan en un evento j.

El CPM supone que los tiempos de las actividades son determinísticos y asigna la misma importancia al tiempo y al costo y pone esto de relieve al construir una curva de tiempo-costo para cada actividad. Esta curva representa la relación entre el costo directo presupuestado para la actividad y su tiempo de duración resultante. El objetivo fundamental del CPM es determinar el trueque entre tiempo y costo que debe emplearse en cada actividad para cumplir con el tiempo de terminación del proyecto que se programó a un costo mínimo.

El método PERT usa tres tipos diferentes de estimaciones para los tiempos de las actividades, con el fin de obtener información básica sobre su distribución de probabilidad. Esta información para todos los tiempos de las actividades se utiliza para estimar la probabilidad de terminar el proyecto en la fecha programada. Las tres estimaciones empleadas por PERT para cada actividad son una estimación más probable, una estimación optimista y una estimación pesimista.

El PERT es en particular apropiado cuando se maneja mucha incertidumbre al predecir los tiempos de las actividades y cuando es importante controlar de una manera efectiva la programación del proyecto; por ejemplo, la mayor parte de los proyectos de investigación y desarrollo caen dentro de esta categoría. Por otro lado, el CPM resulta muy apropiado cuando se pueden predecir bien los tiempos de las actividades (quizá con base en la experiencia) y cuando estos tiempos se pueden ajustar con facilidad (por ejemplo, si se cambian tamaños de brigadas), al igual que cuando es importante planear una combinación apropiada entre el tiempo y el costo del proyecto. Este último tipo lo representan muchos proyectos de construcción y mantenimiento.

Es así como el sistema de Organización & Métodos se sustenta en buscar los medios prácticos para distribuir las funciones en las distintas unidades orgánicas del servicio administrativo respectivo, determinando su grado de eficiencia y su rentabilidad, al igual que valiéndose de métodos técnico-científicos que permiten enfocar y abordar los problemas de la organización de una manera clara y precisa, a través de soluciones estratégicas de gran importancia para el crecimiento, fortalecimiento y sostenimiento de una organización.

TRIANGULO DE DIFERENCIAS

ENSAYO PAUTAS METODOLÓGICAS

ESTUDIOS DE CLIMA ORGANIZACIONAL
A TRAVÉS DE PAUTAS METODOLÓGICAS.

Evaluando el clima organizacional, las empresas conocen lo que siente y piensa su personal en relación a temas que son de su interés, conociendo opiniones sobre disposición al cambio, niveles de satisfacción en el trabajo, liderazgo, trabajo en equipo, tecnología, servicio al cliente, organización, infraestructura y remuneraciones. Estos temas pueden ser omitidos o aumentados de acuerdo a lo que la empresa tenga interés por conocer y a la estrategia que se lleve a cabo para analizar estos aspectos, considerando también los elementos de la cultura de la organización como normas, actitudes, conductas, comportamientos, y relaciones interpersonales que se desarrollen en un grupo dentro de la organización.

Los estudios de clima organizacional han visto incrementada su demanda hoy día tanto a nivel nacional como internacional, debido a que es necesario que las organizaciones diseñen procesos y estructuras más flexibles al cambio, y que este cambio se produzca, no como un proceso forzado de imposición de normas y procedimientos, sino como consecuencia del aprendizaje de sus integrantes. Esto implica generar condiciones para promover equipos de alto desempeño, entendiendo que el Aprendizaje en Equipo implica generar valor al trabajo y más adaptabilidad al cambio con una amplia visión hacia la innovación.

Existen una serie de factores que han contribuido a este incremento, entre los que se pueden mencionar: Factores externos que involucran la cultura organizacional como un patrón de comportamiento general, creencias compartidas y valores comunes a los miembros de una organización; Factores de proceso que hacen referencia a la interacción que surge entre productividad-recurso humano y clima laboral asegurando la eficiencia y la satisfacción de los integrantes de una organización ejecutando su trabajo, en términos de los resultados que produce y la satisfacción que logra haciéndolo y Factores resultantes como la productividad individual y empresarial basada en valores organizacionales tales como: la confianza y apoyo, igualdad de poder, participación, colectivismo, desarrollo del potencial ilimitado, orientación al futuro, autorrealización, y asunción de riesgos.

Para evaluar el clima organizacional es necesario seguir los mismos lineamientos de cualquier proceso investigativo y que según la consultora P.A. & Partners comprende las siguientes etapas: Preparación, identificación del problema, planificación - hipótesis generales, ejecución de la investigación, interpretación de los datos, conclusiones y sugerencias; de esta manera determinando el problema, la metodología, los objetivos, la importancia y los beneficios de la investigación, este análisis puede hacerse a través de dos niveles planteados así: A nivel de macrofenómeno que enfatiza en la teorización del tema, estudiando a fondo cada uno de los factores contribuyentes y permitiendo conocer más sobre la naturaleza del clima y la investigación del fenómeno o hecho en sí, al igual que las relaciones que puede guardar con otros fenómenos o hechos resultantes; y a nivel de microfenómeno que enfatiza en la aplicación del tema con una finalidad preventiva , permitiendo conocer la situación del clima en un entorno organizacional específico.

Según diferentes autores, los estudios de clima a nivel de microfenómeno podrían estar vinculados a ciertas dimensiones o aspectos de análisis inherentes al clima, que ya han sido definidos por los investigadores como variables de evaluación y medición. Litwin y Stinger determinaron que el clima organizacional comprendía nueve componentes: La Estructura, la responsabilidad o autonomía en la toma de decisiones, la recompensa recibida, el desafío de las metas, las relaciones y la cooperación entre sus miembros, los estándares de productividad, el manejo del conflicto, y la identificación con la organización. La consultora Hay Group, sede Venezuela, identificó seis dimensiones críticas de clima que son medidos a través de un instrumento denominado ECO (Estudio de Clima Organizacional): Claridad, estándares, responsabilidad, flexibilidad, reconocimiento y espíritu de equipo. La Consultora Gestar identificó doce variables a medir: Claridad Organizacional, Respaldo organizacional, progreso y desarrollo, comunicación, remuneraciones, cooperación entre unidades, beneficios, liderazgo, ambiente físico y seguridad, organización del trabajo, identificación con la empresa y participación.

Todas estas dimensiones y variables sirven como elementos de estudio del clima organizacional, las cuales deben ser fijadas por un equipo multiárea especialista en el tema, dependiendo del tipo de organización y de las técnicas utilizadas para realizar dicho estudio, que según la consultora P.A. & Partners las más apropiadas son las siguientes: Cuestionarios, Entrevistas, Observación, Análisis Documental, Dinámicas de Grupo, Debates, Juegos Proyectivos y Análisis de Incidentes Críticos. Este tipo de herramientas deben utilizarse preferiblemente de manera simultánea, para intercambiar información de tipo cualitativo y cuantitativo y de esta manera poder confirmar por varias vías las hipótesis formuladas al inicio de la investigación.

El objetivo principal de las organizaciones con miras al éxito global de su gestión, es la calidad de todos sus trabajadores, poseedores de un alto nivel de capacidades, motivaciones y valores, lo cual les permite dirigir el cambio con una visión más proactiva, integrativa y estratégica. En los procesos de cambio, de las personas, de los grupos o de las organizaciones, ciertamente sería bueno y necesario disponer de personas que fueran líderes, y que además tuvieran en cuenta los aspectos Cognoscitivos, Emocionales y Conductuales, y no sólo los aspectos o elementos técnicos.

En este contexto es importante concluir que el estudio del clima organizacional a través de pautas metodológicas estratégicamente seleccionadas, contribuye a que las empresas generen un ambiente óptimo tanto para el beneficio de su negocio como de su recurso más valioso “las personas”, concentrándose en detectar y poder explotar todo su potencial, y haciendo que ellos se sientan bien y a su vez, que logren sus objetivos tanto individuales como organizacionales.

"ENSAYO ASPECTOS QUE AFECTAN LA ORGANIZACIÓN"

Dentro de las actividades que realiza el hombre a lo largo de su vida, una de las que ocupa la mayor parte de ella, no sólo en el tiempo sino también en el espacio, es el trabajo. En este sentido la actividad laboral, para que pueda desarrollarse de una forma eficaz, precisa que las características ambientales y personales se complementen y reciban un tratamiento adecuado que permita incidir en los aspectos de: Seguridad, Confort y Productividad. La integración de estos aspectos definirá un trabajo seguro, cómodo y eficaz.

Las condiciones de trabajo afectan a los locales e instalaciones de la empresa, a las materias primas y procedimientos de su utilización, a la maquinaria e instrumentos de trabajo y al sistema de organización y ordenación del proceso de producción de bienes o prestación de servicios; éstas van mas allá del salario y los horarios de trabajo, unas condiciones de trabajo adecuadas facilitan que se haga un buen trabajo y evita la aparición de factores de riesgo que produzcan alteraciones negativas en la salud de los trabajadores.

La motivación y la satisfacción laboral han sido elementos que han tenido gran importancia en el fenómeno del absentismo laboral, definiéndose este como la conducta de no asistencia al trabajo, la cual se halla vinculada directamente a características personales que desembocan en actitudes negativas ante el puesto de trabajo; esta conducta puede adoptar la forma de enfermedad, retrasos, accidentes o huelgas.

El absentismo laboral incide negativamente en el normal funcionamiento de la empresa, por lo cual hay que dedicarle una atención especial, investigando este hecho desde diversos puntos de vista, tales como: Empresarial/directivo/económico, psicológico, sociológico y pedagógico. Las no presencias al trabajo surgen por la imposibilidad de poder realizar al mismo tiempo varios estados mentales y funciones diversas con la actividad laboral; algunos de los factores que condicionan este fenómeno son: La función social, la categoría ocupacional, la edad, el No. de Hijos y la actitud individual ante el trabajo.

El acoso psicológico o Mobbing en el trabajo tiene el objetivo de acabar con la estabilidad psicológica de un ser humano, a través de la destrucción de su reputación, de sus redes de comunicación y de la perturbación del ejercicio de sus funciones aprovechando las deficiencias en el sistema organizativo y creando un entorno intimidatorio, humillante y ofensivo; éste se practica acosando directamente a la persona de tal manera que la víctima "estigmatizada" no pueda defenderse, no pueda hablar o que su palabra ya no tenga ningún valor. La indefensión de la víctima proviene de la pasividad de los testigos de la violencia, que permiten la destrucción de otro ser humano de manera indignamente cobarde.

Todo esto genera insatisfacción laboral, deterioro del ambiente de trabajo en el grupo de trabajo que comparte la persona afectada, pérdida de motivación, descenso de la creatividad, la innovación y el rendimiento personal, disminución de la cantidad y calidad del trabajo tanto a nivel de la persona afectada como de su grupo de trabajo, dificultad para concentrarse o mantener la atención, y aumento del absentismo laboral.

El interés sincero por los problemas y puntos de vista del otro, favorece el clima de las relaciones laborales, contribuyendo a orientarlo a través de sugerencias y estímulos, de tal manera que pueda enfocar la situación desde varios puntos de vista para hallar solución.

La delicadeza, sencillez, amabilidad y sinceridad hará que quienes laboran dentro de una organización sientan que son valiosos para la misma y se sientan gustosos de pertenecer a ella, por tal razón se debe tener tacto para interactuar con ellos sobre todo en aspectos que no se ven muy positivos.

Analizando este tipo de situaciones, me permito expresar de manera personal, que los seres humanos deben ser el recurso más valioso en las empresas, y que de su administración y cuidado depende el éxito de las mismas. Toda organización debe concentrarse en detectar y poder explotar todo el potencial de su personal, haciendo que ellos se sientan bien y a su vez, que la empresa logre sus objetivos, para ello es de carácter fundamental, el definir exactamente las tareas y funciones del lugar de trabajo, al igual que las condiciones del mismo, planificar y diseñar las relaciones sociales de la empresa, aumentar la autonomía de los trabajadores e incentivar la motivación para las buenas relaciones laborales.

ENSAYO "LA ORGANIZACIÓN Y SU ENTORNO"

LA ORGANIZACION Y SU ENTORNO

El proceso de globalización que ha venido sufriendo el comercio mundial en general, ha impactado sobre la organización como sistema, sobre todo porque es parte fundamental de las corporaciones, agrupaciones o simplemente comunidades. La organización en su expresión más general está constituida por la infraestructura humana que interactúa con el fin de alcanzar sus objetivos a través de la cooperación y los procesos que ejecutan, la infraestructura tecnológica sobre la cual se apoyan dichos procesos y la infraestructura material y financiera que se adopta para la labor productiva de los miembros del sistema organizacional en el entorno de la misma.

Esta serie de elementos ha ocasionado que las estructuras jerárquicas de las organizaciones sean más efectivas y que las relaciones jefe/subordinado se transformen a través de una comunicación asertiva, fluida y más directa entre los miembros responsables de ejecutar determinados procesos.

Actualmente contamos con diferentes tipos de organizaciones, las cuales han sido clasificadas de acuerdo a sus objetivos, estructura y características principales así: Según sus fines, según su formalidad y según su grado de centralización.

Según el motivo que tiene para ejercer, la organización se divide en: Con fines de lucro y sin fines de lucro; la primera busca generar ganancia o utilidad y la segunda busca cumplir una función social reinvirtiendo sus utilidades en el bienestar de sus socios.

Según su formalidad las organizaciones se dividen en:

Formales, las cuales se caracterizan por tener estructuras y sistemas oficiales definidos y a su vez se subdividen en: Lineales, funcionales, línea Staff y comités. Las organizaciones lineales tienen líneas directas y únicas de autoridad y responsabilidad entre jefe/subordinado, las funcionales aplican el principio funcional: separa, distingue y especializa “Germen del Staff, las línea staff surgen de la relación de los órganos de línea y ejecución con los órganos de asesoría, apoyo y consultoría, los comités se conforman de acuerdo a determinadas funciones, sean técnicas o administrativas, por lo tanto su autoridad es variada.

Las organizaciones Informales no cuentan con medios oficiales internos ni externos, ya que han surgido de las reacciones individuales y colectivas ante la organización formal; el control y la toma de decisiones es manejado generalmente por un líder de opinión.

Tanto las organizaciones formales como las informales, buscan alcanzar un buen nivel de comunicación, control y toma de decisiones dentro de su ambiente laboral e institucional, teniendo en cuenta que en la mayoría de ellas, es inevitable que existan conflictos entre individuos y subgrupos, y que los objetivos de la organización dependan de las consecuencias de estos conflictos. Por otra parte, es importante anotar que los objetivos pueden cambiar con el tiempo por diversas causas, como la experiencia acumulada o la falta de comunicación entre los altos ejecutivos y los ejecutivos intermedios (en quienes se suelen delegar importantes decisiones), que a veces hacen difícil el cumplimiento de los objetivos impuestos por los altos directivos.

Según su grado de centralización o medida en que se delega la autoridad, las organizaciones se dividen en: Centralizadas, en las cuales la autoridad se concentra en la parte superior de la organización y descentralizadas, en las que la autoridad se delega en la cadena de mando. Es importante reconocer que en las grandes organizaciones el proceso de toma de decisiones suele estar descentralizado y que éstas no dependen sólo del objetivo de maximización de beneficios o ganancias, sino también de su estructura organizativa.

La organización tiene dos facetas esenciales. La primera se refiere a la creación de las denominadas líneas de responsabilidad, que de modo habitual se reflejan en los organigramas de las empresas, que especifican quiénes son los directivos de las mismas, desde el presidente hasta el jefe de departamento, especificando las funciones de cada uno. La otra faceta esencial se refiere a la creación y desarrollo de una plantilla de ejecutivos dotados de una alta cualificación.

Teniendo en cuenta estas dos facetas organizacionales, considero que es más importante estudiar el microclima social de las empresas, más que los factores económicos tradicionales; el comportamiento de los individuos dentro de una estructura organizativa es tan importante como la propia estructura.